工程逾期发函全攻略:从准备到送达的10个关键步骤(附模板+注意事项)

在工程建立中,工期过期是最罕见的瓜葛导火索——能够是业主未定时支付进度款,能够是施工方人力缺少,也能够是资料供应耽误。不管义务在谁,发函都是处理题目的第一步:它能牢固抱负、明白诉求、防止后续争议,甚至成为诉讼中的关键证据。

但良多人不知道:发函不是轻易写一封“催款信”,而是需要松散的逻辑、规范的格局、充沛的证据。本文分离工程实务经历,总结了“工程过期发函”的全流程攻略,帮你一次性搞懂“怎么样写、怎么样发、怎么样跟进”。

一、发函前的3项豫备:防止“空口无凭”

发函的中间是“用抱负说话”,因此发函前必须做好3件事:

1. 汇集证据:把“过期”酿成“可证实的抱负”

不管你是承包商(向业主索赔)仍是业主(向施工方追责),都需要汇集如下证据,证实“过期发作”且“义务在对方”:

  • 条约文件:重点标注“工期约定”(如“完工日期为2025年5月31日”)、“守约义务”(如“过期逐日支付万分之五守约金”)、“义务分别”(如“因业主缘由导致的过期,工期顺延”)。
  • 施工记录:施工日志(记录天天的工作量、职员参加状况)、监理周报/月报(监理出具的进度检查陈述,需有监理签字盖章)、验收记录(如中间结构验收时间,证实进度滞后)。
  • 相同记录:来往邮件(如“2025年4月10日,我司发邮件提醒业主支付进度款”)、电话录音(需明白对方身份,如“张三司理,贵司答应的500万进度款甚么时候到?”)、集会纪要(如“2025年5月15日,双方集会确认因资料耽误导致工期耽搁10天”)。
  • 第三方证实:如资料供应商的耽误供货函(“因钢材供应告急,我司无法按约定于2025年5月1日托付”)、天气部分的暴雨预警(“2025年5月20日-25日,当地遭受暴雨,无法施工”)。

2. 确认义务:谁该为“过期”买单?

依据《夷易近法典》第799条(建立工程条约)和《建立工程施工条约(树模文本)》(GF-2017-0201),工期过期的义务分别按照“谁守约,谁担责”准绳:

  • 业主义务:未定时支付进度款、未供给施工园地、未定时托付图纸、变更计划导致返工。
  • 施工方义务:人力缺少、治理凌乱、资料配置装备安排未实时进场、品质题目导致整改。
  • 第三方义务:资料供应商耽误、分包商守约(需证实施工方已尽到催促义务)。
  • 不可抗力:暴雨、地震、政策调剂(需证实“无法预感、无法防止、无法克制”)。

留意:假设是“混淆义务”(如业主未支付进度款+施工方治理凌乱),需明白各自承当的比例(如“业主承当60%,施工方承当40%”)。

3. 明白诉求:你想让对方做甚么?

发函的目标是“处理题目”,而非“发泄心情”。因此,诉求必须具体、可量化、符合条约约定

  • 若你是承包商(向业主索赔):能够请求“工期顺延X天”“支付过期进度款成本(按LPR计算)”“抵偿资料涨价损失X万元”。
  • 若你是业主(向施工方追责):能够请求“10日内拟订整改计划”“逐日支付万分之五守约金”“若30日内未遇长进度,排除条约并请求抵偿损失”。
  • 若你是监理(向施工方通知):能够请求“增加20名工人”“每周提交进度报表”“整改品质题目”。

二、工程过期函的中间内容:4局部写清“抱负与诉求”

工程过期函的格局需符合正式信件规范(参考《党政构造公文处理工作条例》),中间内容包含“题目、低头、注释、开头”4局部:

1. 间接点题,防止歧义

题目要明白、简约,让对方一眼看出“函的目标”。示例:

  • 承包商向业主:《对于XX名目工程过期的索赔函》
  • 业主向施工方:《对于XX名目工程过期的整改通知函》
  • 监理向施工方:《对于XX名目工程进度滞后的通知函》

2. 低头:精确填写对方信息

低头需包含对方单元称呼、联结人、职务、联结方式,确保信件能投递具体担当人。示例:

致:XX房地产开辟有限公司
联结人:张三 名目司理
电话:138XXXX1234
地址:XX市XX区XX路XX号

3. 注释:逻辑分明,用“抱负+依据+诉求”结构

注释是信件的中间,需依照“名目大要→过期抱负→义务认定→诉求→结果”的逻辑撰写,每局部都要“有凭有据”:

(1)名目大要:说明“基本状况”

用1-2句话回纳综合名目标基本信息,让对方快速回忆起条约内容。示例:

我司(XX修建工程有限公司)与贵司于2024年3月1日签订《XX小区住宅楼建立工程条约》(条约编号:XX-2024-0301),约定工程范畴为“1#-5#楼主体结构及装修”,总工期15个月,完工日期为2025年5月31日

(2)过期抱负:用“数据+证据”证实“过期发作”

说明以后工程进度、过期天数,并附上证据,让对方无法承认“过期”的抱负。示例:

停止2025年6月30日,工程仅实现1#-3#楼主体结构(占总工程量的60%),过期30天。附:
① 施工日志(2025年5月1日-6月30日):记录天天的工作量(如“5月10日,1#楼浇筑第10层混凝土,参加工人20名”);
② 监理记录(XX监理公司2025年6月20日出具的《工程进度检查陈述》):明白“工程进度滞后30天”;
③ 资料供应凭据(XX钢材公司2025年5月5日出具的《耽误供货函》):说明“因钢材供应告急,无法按约定于5月1日托付,导致停工10天”。

(3)义务认定:用“条约+法令”说明“谁该担责”

依据汇集的证据,明白过期的义务方,并援用条约条款或法令规则,让对方无法反驳。示例(承包商向业主索赔):

依据条约第10条第2款约定:“因业主未定时支付进度款导致的工期耽搁,工期顺延”。贵司未按条约约定于2025年4月30日支付第三笔进度款(计人夷易近币500万元),经我司屡次催要(附:2025年4月10日、4月20日的催款邮件),直至2025年5月20日才支付,导致我司无法实时推销资料、支付工家养资,造成工期耽搁20天

(4)诉求:具体、可量化,符合条约约定

明白请求对方做甚么,防止“含糊表述”(如“尽快处理”)。示例(承包商向业主索赔):

请贵司于2025年7月10日前履行如下义务:
① 支付过期进度款的成本:按中国人夷易近银行同期贷款利率(LPR)计算,自2025年5月1日起至5月20日止,计人夷易近币XX万元(附:成本计算表);
② 确认工期顺延20天:将完工日期调剂为2025年6月20日(附:《工期顺延恳求单》)。

(5)结果:说明“不履行的守约义务”

用条约条款或法令规则,提醒对方“不履行的结果”,但不要使用过激语言(如“结果自负”)。示例:

若贵司未在上述刻日内履行,我司将依据条约第15条第3款约定(“过期支付进度款的,逐日按未支付金额的万分之五支付守约金”),请求贵司支付过期守约金(计人夷易近币XX万元),并保存经过法令道路(仲裁/诉讼)处理的权柄。

4. 开头:规矩但果断,附上附件

开头用规矩用语,如“顺颂商祺!”,并附上证据清单,让对方洞若观火。示例:

顺颂商祺!
XX修建工程有限公司(公章)
2025年6月30日
附件:

  1. 《XX小区住宅楼建立工程条约》(复印件);
  2. 施工日志(2025年5月1日-6月30日);
  3. 监理记录(XX监理公司2025年6月20日出具的《工程进度检查陈述》);
  4. 催款邮件(2025年4月10日、4月20日);
  5. 成本计算表。

三、发函的5个留意事变:防止“无效发函”

发函不是“写完就行”,还要留意格局、投递方式、保存证据,否则能够导致“信件无效”:

1. 格局规范:用正式信件,防止“书面语化”

  • 信件需用A4纸打印,字体为“宋体”或“仿宋”,字号为“四号”或“小三号”;
  • 要有低头、注释、开头、题名、日期、公章,防止用“短信”“微信音讯”等非正式方式;
  • 附件需标注“附件1:XX文件”,并按依次摆设。

2. 投递方式:挑选“可追溯”的方式

  • EMS/登记信:在信封上说明“对于XX名目工程过期的函”,保存底单(需说明“收件人:张三”“电话:138XXXX1234”);
  • 电子邮件:发往对方的民间邮箱(如“ ”),保存邮件截图(需表现“发送时间”“收件人邮箱”“附件内容”);
  • 背后投递:让对方签字确认“收到信件”(如“张三 2025年7月1日收到”),保存签字记录。

3. 保存证据:“发函记录”比“信件内容”更紧张

  • 发函前,复印一份保存(标注“原件已发送”);
  • 投递后,保存底单、快递记录、邮件截图(这些是“对方收到信件”的证据);
  • 收到回函后,保存回函原件(若对方拥护诉求,回函可作为“弥补协议”的依据)。

4. 语言得体:态度果断,防止“过激”

  • 不要使用“你们必须抵偿”“否则结果自负”等过激语言,要用“请贵司尽快履行义务”“希看贵司予以配合”等理性表白;
  • 防止“含糊表述”(如“约莫过期30天”),要用“精确数据”(如“过期30天”)。

5. 实时跟进:发函后不要“坐等”

  • 发函后,给对方7-15天的答复刻日(如“请贵司于2025年7月10日前答复”);
  • 若对方拥护诉求:签订弥补协议(如《工程工期顺延协议》《进度款支付协议》),明白“履行刻日”“守约义务”;
  • 若对方不拥护诉求:召开商议集会(如“2025年7月15日,双方在XX集会室商议”),调剂诉求(如“将守约金从万分之五降至万分之三”);
  • 商议不可:思考经过法令道路处理(如仲裁、诉讼),此时“信件、投递记录、回函”将成为关键证据。

四、差别场景的工程过期函模板:间接套用

为了便当大师使用,如下供给3种罕见场景的模板,可依据实践状况改正:

模板1:承包商向业主的工程过期索赔函

对于XX名目工程过期的索赔函
致:XX房地产开辟有限公司
联结人:张三 名目司理
电话:138XXXX1234
地址:XX市XX区XX路XX号

我司(XX修建工程有限公司)与贵司于2024年3月1日签订《XX小区住宅楼建立工程条约》(条约编号:XX-2024-0301),约定工程范畴为“1#-5#楼主体结构及装修”,总工期15个月,完工日期为2025年5月31日。

停止2025年6月30日,工程仅实现1#-3#楼主体结构(占总工程量的60%),过期30天。附:
① 施工日志(2025年5月1日-6月30日);
② 监理记录(XX监理公司2025年6月20日出具的《工程进度检查陈述》);
③ 资料供应凭据(XX钢材公司2025年5月5日出具的《耽误供货函》)。

依据条约第10条第2款约定:“因业主未定时支付进度款导致的工期耽搁,工期顺延”。贵司未按条约约定于2025年4月30日支付第三笔进度款(计人夷易近币500万元),经我司屡次催要(附:2025年4月10日、4月20日的催款邮件),直至2025年5月20日才支付,导致我司无法实时推销资料、支付工家养资,造成工期耽搁20天。

请贵司于2025年7月10日前履行如下义务:
① 支付过期进度款的成本:按中国人夷易近银行同期贷款利率(LPR)计算,自2025年5月1日起至5月20日止,计人夷易近币XX万元(附:成本计算表);
② 确认工期顺延20天:将完工日期调剂为2025年6月20日(附:《工期顺延恳求单》)。

若贵司未在上述刻日内履行,我司将依据条约第15条第3款约定,请求贵司支付过期守约金(计人夷易近币XX万元),并保存经过法令道路处理的权柄。

顺颂商祺!
XX修建工程有限公司(公章)
2025年6月30日
附件:(略)

模板2:业主向施工方的工程过期整改通知函

对于XX名目工程过期的整改通知函
致:XX修建工程有限公司
联结人:李四 名目司理
电话:139XXXX5678
地址:XX市XX区XX路XX号

贵司与我司于2024年3月1日签订《XX小区住宅楼建立工程条约》(条约编号:XX-2024-0301),约定工程完工日期为2025年5月31日。

停止2025年6月30日,工程仅实现1#-3#楼主体结构(占总工程量的60%),过期30天。依据监理公司出具的《工程进度检查陈述》(附:XX监理公司2025年6月20日出具的陈述),过期缘由是“贵司人力缺少(参加工人仅20名,条约约定需50名)”。

依据条约第12条第1款约定:“施工方未定时实现工程的,逐日按工程总造价的万分之五支付守约金”。贵司的行动已组成守约,需承当如下义务:

  1. 请贵司于2025年7月5日前拟订《整改计划》,明白“增加工人数目(至50名)”“每周进度目标(如7月10日前实现1#楼第15层混凝土浇筑)”;
  2. 请贵司于2025年7月10日前支付过期守约金(计人夷易近币XX万元,按工程总造价1000万元的万分之五计算,30天合计15万元);
  3. 若贵司在2025年7月30日前未遇长进度(实现总工程量的80%),我司将依据条约第16条第2款约定,排除条约并请求贵司抵偿损失(计人夷易近币XX万元,包含延期交房的抵偿金、另行拜托施工的用度)。

请贵司收到本函后,立刻采纳办法整改,否则我司将追查贵司的法令义务。

顺颂商祺!
XX房地产开辟有限公司(公章)
2025年6月30日
附件:(略)

模板3:监理向施工方的工程过期通知函

对于XX名目工程进度滞后的通知函
致:XX修建工程有限公司
联结人:李四 名目司理
电话:139XXXX5678
地址:XX市XX区XX路XX号

依据《XX小区住宅楼建立工程监理条约》(条约编号:XX-2024-0302),我司(XX监理公司)担当该名目标监理工作。

停止2025年6月30日,工程进度滞后30天(附:《工程进度检查陈述》),主要缘由是“贵司人力缺少(参加工人仅20名,条约约定需50名)”“资料配置装备安排未实时进场(钢筋未按约定于5月1日托付)”。

依据《建立工程品质治理条例》第36条规则(“监理单元应今世表建立单元对施工品质实施监理,并对施工品质承当监理义务”),我司请求贵司:

  1. 于2025年7月5日前增加工人数目至50名,并提交《工人进场计划》;
  2. 于2025年7月10日前实现钢筋进场,并提交《资料验收记录》;
  3. 每周五17:00条件交《工程进度报表》,说明“本周实现工作量”“下周计划”。

若贵司未在上述刻日内整改,我司将上报业主(XX房地产开辟有限公司),并倡议业主采纳“扣除进度款”“追查守约义务”等办法。

顺颂商祺!
XX监理公司(公章)
2025年6月30日
附件:(略)

五、总结:发函的“中间逻辑”

工程过期发函的中间逻辑是:用证据牢固抱负,用依据明白义务,用诉求处理题目。不管你是承包商、业主仍是监理,都需要记着:

  • 豫备充沛:汇集证据是发函的基础,没有证据的信件便是“空文”;
  • 内容明白:抱负要分明,义务要明白,诉求要具体;
  • 格局规范:用正式信件,防止“书面语化”;
  • 保存证据:发函记录比信件内容更紧张,它是后续商议或诉讼的关键;
  • 实时跟进:发函后不要“坐等”,要主动商议,处理题目。

最后提醒:假设工程过期状况复杂(如涉及多方义务、巨额损失),倡议咨询业余状师(如工程瓜葛状师),防止因“信件内容不妥”导致权柄受损。

希看本文能帮你处理“工程过期怎么样发函”的题目,祝你顺遂处理瓜葛!